Làm việc đơn nhiệm để tăng hiệu quả công việc và giảm bớt căng thẳng

Làm việc đơn nhiệm để tăng hiệu quả công việc và giảm bớt căng thẳng

Tôi từng là một người yêu thích đa tác vụ khi nó trở thành một chiến lược phổ biến về năng suất. Ý tưởng tăng gấp đôi năng suất bằng cách làm nhiều việc cùng một lúc khá hấp dẫn đối với những người bận rộn và ngày nay hầu hết chúng ta đều là những người bận rộn. Tuy nhiên, một số nghiên cứu chỉ ra rằng trong hầu hết các trường hợp, đa tác vụ có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và hiệu quả. Đây là lý do.

Đa tác vụ và trí não của bạn

Tập trung vào nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, liên tục chuyển đổi qua lại giữa hai hoặc nhiều tác vụ hoặc tập trung vào nhiều việc trong một khoảng thời gian ngắn đều có thể được coi là ‘đa nhiệm’ và tất cả chúng đều có thể khiến bạn kém tập trung và hiệu quả hơn bạn sẽ nghĩ. Điều này là do tâm trí của bạn cần có thời gian để điều chỉnh sự thay đổi trọng tâm; mỗi khi bạn chuyển đổi trọng tâm, bạn đang tạo ra một nhu cầu khác để tâm trí của bạn tập trung lại và điều này có thể làm bạn tiêu hao thời gian và năng lượng. Nó cũng có thể có nghĩa là khi bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ giữa nhiều hoạt động đòi hỏi sự tập trung suy nghĩ, sẽ mất nhiều thời gian hơn so với thời gian nếu bạn tập trung vào từng nhiệm vụ riêng lẻ.

Khi đa tác vụ hoạt động

Khi bạn nhóm một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung và tập trung với một nhiệm vụ chủ yếu là vật lý và một việc có thể thực hiện trên ‘auto-pilot’ (hoạt động được điều khiển tự động bởi phần mềm), thì tính năng đa tác vụ sẽ hoạt động tốt. Điều này là do bạn có thể tập trung hầu hết vào một hoạt động và để hoạt động kia hoàn thành ngay sau đó; bạn không cần phải tiếp tục tập trung cao độ từ hoạt động này sang hoạt động khác. Dưới đây là một số ví dụ về các hoạt động được ghép nối phù hợp hơn với đa tác vụ:

  • Nghe nhạc hoặc sách nói trong khi tập thể dục
  • Trò chuyện bình thường trong khi làm việc nhà

Khi nó không hoạt động

Đa tác vụ có thể là một kẻ giết người tập trung và tiêu hao năng lượng khi bạn đang cố gắng thực hiện hai nhiệm vụ đòi hỏi sự suy nghĩ tỉnh táo. Dưới đây là một số ví dụ về các hoạt động được thực hiện riêng lẻ tốt nhất:

  • Nghe nhạc hoặc sách nói trong khi viết
  • Nói chuyện bình thường trong khi làm bài tập về nhà (trừ khi bạn đang nói về chính bài tập về nhà đó)

Xem thêm: Tại sao chúng ta không nên đa nhiệm?

Các lựa chọn thay thế cho Đa tác vụ

Nếu bạn thấy mình phải làm nhiều việc trong phần lớn thời gian, hãy cân nhắc tạm dừng công việc đó. Bạn không cần phải từ bỏ hoàn toàn đa tác vụ, nhưng đây là một số lựa chọn thay thế để thử. Hãy xem bạn cảm thấy thế nào khi kết hợp những thứ này khi có thể.

Tác vụ đơn

Khi bạn cảm thấy muốn nhồi nhét quá nhiều hoạt động vào cùng một không gian, hãy cho phép bản thân chọn điều quan trọng nhất vào lúc này và chỉ tập trung vào nó, nếu có thể. (Bạn có thể cần phải lập một kế hoạch về thời điểm bạn có thể giải quyết các hoạt động khác cần thực hiện trước khi bạn có thể xóa chúng khỏi tâm trí của mình, nhưng đây là một phần của quá trình. Để biết thêm về điều này, hãy xem “phân tích” bên dưới.) Nếu có đơn giản là quá nhiều việc phải làm, bạn có thể cần giảm bớt một số trách nhiệm của mình. (Đừng lo lắng, chúng tôi cũng sẽ đạt được điều đó sau một phút.)

Tập trung vào một công việc tại một thời điểm, như đã đề cập, thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, vì vậy bạn nên có thói quen tập trung vào một việc tại một thời điểm nhiều nhất có thể hoặc càng nhiều càng tốt để làm như vậy.

Sử dụng “Chunking”/ chia nhỏ công việc

Khi bạn có nhiều việc phải làm trong ngày, ‘phân khúc’ là một chiến lược quản lý thời gian hữu ích giúp bạn không phải làm nhiều việc. Khái niệm đằng sau phân khúc là dành ra nhiều khoảng thời gian để tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể trong khi giảm thiểu sự gián đoạn và nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau (như kiểm tra tất cả email cùng một lúc thay vì suốt cả ngày) để tập trung vào tất cả cùng một lúc trong một đoạn cụ thể của thời gian. Điều này giúp loại bỏ thêm thời gian cần thiết để chuyển nhanh từ hoạt động này sang hoạt động khác và cuối cùng là tiết kiệm thời gian vì thời gian dài trong ngày được dành cho sự tập trung và hiệu quả cao hơn.

Bỏ qua / giảm nhẹ bớt kế hoạch làm việc của bạn

Nếu bạn thấy mình thường xuyên phải thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách không cần thiết vì đơn giản là có quá nhiều việc phải làm, thì làm một việc có thể cần thiết nhất (bởi vì bạn thực sự giảm lượng thời gian tổng thể để hoàn thành công việc) nhưng bạn có thể có lợi khi cắt bỏ một số những cam kết không thực sự cần thiết trong kế hoạch của bạn. Bạn có thói quen nào làm tiêu hao thời gian biểu của mình nhưng không phục vụ bạn hoặc những cam kết mà bạn có thể bỏ mà không có bất kỳ hậu quả tiêu cực lâu dài nào không? Xem xét các ưu tiên và lịch trình của bạn, như hiện tại, hãy cân nhắc xem liệu bạn có thể giảm số lượng tuyệt đối những việc bạn cần làm trong một ngày và bạn có thể cảm thấy bớt căng thẳng và bị thúc ép về thời gian hay không.

Theo Verywell – Dịch: Minh Anh

Minh Anh

Minh Anh

Minh Anh là cây bút chính của chuyên mục Đời sống - Giáo dục. Thông qua những bài viết và chia sẻ, Minh Anh muốn truyền tải đến người đọc tư duy tích cực và cách thức để có cuộc sống vui vẻ.

Leave a Reply

Your email address will not be published.